Guarda de documentos: quanto tempo devo esperar para o descarte?

Qual o prazo para guarda de documentos? O Brasil é um dos países mais burocráticos do mundo, e quem não guarda os documentos pelo tempo indicado corre o risco de recolher o tributo novamente ou até mesmo pagar multas.

Para evitar problemas jurídicos e/ou fiscais, tanto pessoas quanto empresas (sejam elas pequenas, médias ou grandes) devem controlar cuidadosamente os documentos de acordo com a tabela de temporalidade documental.

Para atender não apenas a validade jurídica/fiscal como também a validade de uso interno da empresa, o ideal é adotar um projeto de gestão documental, organizado por temporalidade.

Tabela de temporalidade documental personalizada para cada segmento

Para a preservação dos registros, a dica é utilizar a tabela de temporalidade documental, que permite o gerenciamento e controle de todos os documentos de maneira fácil e eficiente.

Essa tabela pode ser elaborada de maneira personalizada, já que alguns documentos podem ter períodos de validade e também valores diferentes conforme seu segmento.

Guarda de Documentos de Pessoa Física

Confira uma tabela de temporalidade documental para a guarda de documentos relacionada às contas (luz, água, internet), pagamentos de tributos, compra de imóveis, condomínio, aluguel, recibos gerais, patrimônio, serviços bancários e financeiros, cidadania e vida trabalhista.

Pagamento de Tributos

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF.	5 anos subsequentes ao da respectiva declaração.	10 anos	O prazo obedece ao Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I).
Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM	5 anos	10 anos	Devem ser mantidos durante os 5 anos subsequentes ao da respectiva cobrança, após este prazo, a dívida prescreve. Mas, para comprovação de propriedade, é preciso manter o comprovante por 10 anos
Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)	5 anos subsequentes ao da respectiva cobrança	10 anos	Para transferência de veículo, o comprador deve requisitar os últimos 4 anos, para evitar fraudes.

Pagamento de Contas de consumo (água, luz, telefone)

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Comprovante de pagamento de contas de consumo (água, luz, telefone)	90 dias	5 anos	De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, II. Caso haja necessidade de questionamento de valores de tributos, orientar-se pelo Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I.

Pagamento de aluguel e condomínio

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Recibo de pagamento de aluguel	3 anos		Verificar Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I
Recibo de pagamento de condomínio	5 anos		Verificar Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I

Compra (imóveis, bem duráveis e não duráveis)

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Recibos dos pagamentos das parcelas de imóvel	Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis
Nota fiscal de compra de bem durável	Prazo de garantia	Vida útil	Verificar Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, §
Nota fiscal de produtos e serviços não duráveis	30 dias		Conforme o Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I

Serviços bancários e financeiros

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Comprovante de depósito bancário	Não especificado		Até a comprovação do crédito em conta
Extrato bancário	5 anos		Para comprovação de pagamentos diversos, de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira
Fatura de cartão de crédito	3 anos	5 anos	Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano. (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)

Contas e recibos gerais

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio	Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária
Comprovante de pagamento de mensalidades escolares	5 anos	De preferência até a conclusão do curso, após recebimento do certificado ou diploma	Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I
Comprovante de pagamento de convênio médico	5 anos		Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I
Comprovante de pagamento de TV por assinatura	5 anos		Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I
Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais	5 anos após a conclusão dos serviços, ou depois da cessação do contrato		Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II
Comprovante de hospedagem	1 ano		Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I

Documentos trabalhistas

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Cartão do Programa de Integração Social (PIS)	Permanente
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS	Permanente
Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)	2 meses
Holerite/recibo de pagamento de salário	Aposentadoria		Manter até a autorização de concessão do benefício, para realizar prova de tempo de serviço e de contribuição
Guia de recolhimento previdenciário como autônomo	Aposentadoria
Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)	Aposentadoria

Documentos de patrimônio

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Escritura de imóvel	Permanente		Comprovação de propriedade, deve ser transferido ao novo proprietário em caso de venda
Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV)	1 ano		Documento de porte obrigatório, sob pena de multa e apreensão de acordo com o Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V
Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc)	1 ano após o final da vigência		Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II

Documentos de cidadania

Documento	Prazo de Guarda	Prazo de Precaução	Observações
Título de Eleitor	Permanente		O título é cancelado, caso o titular deixe de votar ou justificar por três votações consecutivas. Manter os comprovantes das duas últimas votações (inclusive dos turnos, se houver)
Certidão de nascimento	Permanente		Possui validade até a certidão de casamento
Certidão de casamento	Permanente		Possui validade até a certidão de óbito
Certidão de óbito	Permanente

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E os documentos de quem já se foi?

Dentre as providências legais após o falecimento de alguém da família, os seguintes documentos devem ser cancelados: CPF, RG, Carteira de trabalho, título de eleitor e CNH.

Alguns desses cancelamentos são feitos de forma automática, porém, é preciso estar atento para se certificar de que realmente foram cancelados.

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