Guarda de documentos: quanto tempo devo esperar para o descarte

Evite o risco de recolher o tributo novamente ou até mesmo pagar multas.

Guarda de documentos: quanto tempo devo esperar para o descarte
18/03/2021
Por: Funerária Araújo-Orsola

Qual o prazo para guarda de documentos? O Brasil é um dos países mais burocráticos do mundo, e quem não guarda os documentos pelo tempo indicado corre o risco de recolher o tributo novamente ou até mesmo pagar multas.

Para evitar problemas jurídicos e/ou fiscais, tanto pessoas quanto empresas (sejam elas pequenas, médias ou grandes) devem controlar cuidadosamente os documentos de acordo com a tabela de temporalidade documental.

Para atender não apenas a validade jurídica/fiscal como também a validade de uso interno da empresa, o ideal é adotar um projeto de gestão documental, organizado por temporalidade.

 

Tabela de temporalidade documental personalizada para cada segmento

Para a preservação dos registros, a dica é utilizar a tabela de temporalidade documental, que permite o gerenciamento e controle de todos os documentos de maneira fácil e eficiente.

Essa tabela pode ser elaborada de maneira personalizada, já que alguns documentos podem ter períodos de validade e também valores diferentes conforme seu segmento. 

 

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Guarda de Documentos de Pessoa Física

Confira uma tabela de temporalidade documental para a guarda de documentos relacionada às contas (luz, água, internet), pagamentos de tributos, compra de imóveis, condomínio, aluguel, recibos gerais, patrimônio, serviços bancários e financeiros, cidadania e vida trabalhista. 

 

Pagamento de Tributos

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF.

5 anos subsequentes ao da respectiva declaração.

10 anos

O prazo obedece ao Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I).

Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM

5 anos

10 anos

Devem ser mantidos durante os 5 anos subsequentes ao da respectiva cobrança, após este prazo, a dívida prescreve. Mas, para comprovação de propriedade, é preciso manter o comprovante por 10 anos

Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)

5 anos subsequentes ao da respectiva cobrança

10 anos

Para transferência de veículo, o comprador deve requisitar os últimos 4 anos, para evitar fraudes.

 

Pagamento de Contas de consumo (água, luz, telefone)

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Comprovante de pagamento de contas de consumo (água, luz, telefone)

90 dias

5 anos

De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, II. Caso haja necessidade de questionamento de valores de tributos, orientar-se pelo Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I.



Pagamento de aluguel e condomínio

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Recibo de pagamento de aluguel

3 anos

 

Verificar Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I

Recibo de pagamento de condomínio

5 anos

 

Verificar Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I



Compra (imóveis, bem duráveis e não duráveis)

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Recibos dos pagamentos das parcelas de imóvel

Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis

   

Nota fiscal de compra de bem durável

Prazo de garantia

Vida útil

Verificar Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, §

Nota fiscal de produtos e serviços não duráveis

30 dias

 

Conforme o Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I

 

Serviços bancários e financeiros

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Comprovante de depósito bancário

Não especificado

 

Até a comprovação do crédito em conta

Extrato bancário

5 anos

 

Para comprovação de pagamentos diversos, de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira

Fatura de cartão de crédito

3 anos

5 anos

Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano. (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)



Contas e recibos gerais

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio

Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária

   

Comprovante de pagamento de mensalidades escolares

5 anos

De preferência até a conclusão do curso, após recebimento do certificado ou diploma

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I

Comprovante de pagamento de convênio médico

5 anos

 

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I

Comprovante de pagamento de TV por assinatura

5 anos

 

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I

Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais

5 anos após a conclusão dos serviços, ou depois da cessação do contrato

 

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II

Comprovante de hospedagem

1 ano

 

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I



Documentos trabalhistas

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Cartão do Programa de Integração Social (PIS)

Permanente

   

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS

Permanente

   

Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

2 meses

   

Holerite/recibo de pagamento de salário

Aposentadoria

 

Manter até a autorização de concessão do benefício, para realizar prova de tempo de serviço e de contribuição

Guia de recolhimento previdenciário como autônomo

Aposentadoria

   

Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)

Aposentadoria

   



Documentos de patrimônio

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Escritura de imóvel

Permanente

 

Comprovação de propriedade, deve ser transferido ao novo proprietário em caso de venda

Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV)

1 ano

 

Documento de porte obrigatório, sob pena de multa e apreensão de acordo com o Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V

Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc)

1 ano após o final da vigência

 

Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II

 

Documentos de cidadania

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Título de Eleitor

Permanente

 

O título é cancelado, caso o titular deixe de votar ou justificar por três votações consecutivas. Manter os comprovantes das duas últimas votações (inclusive dos turnos, se houver)

Certidão de nascimento

Permanente

 

Possui validade até a certidão de casamento

Certidão de casamento

Permanente

 

Possui validade até a certidão de óbito

Certidão de óbito

Permanente

   

 

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Alguns desses cancelamentos são feitos de forma automática, porém, é preciso estar atento para se certificar de que realmente foram cancelados.

 

Quer saber mais sobre a guarda de documentos ou ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe seu comentário. Será uma satisfação para nós poder ajudar!

 

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